Die WU geht pandemiebedingt ins Homeoffice

Am 16. März begann für die meisten WU Mitarbeiter/innen eine Arbeitswoche, in der nichts mehr so war wie vorher. Sie arbeiteten pandemiebedingt von zu Hause aus. In den Tagen davor hatten die Mitarbeiter/innen der WU IT-Services durch ihren unermüdlichen Einsatz die Basis dafür geschaffen. Umfangreiche Supportangebote halfen der WU Community, neue Werkzeuge für Onlinekommunikation und -zusammenarbeit innerhalb kürzester Zeit zu nutzen, um auf Dokumente und Programme im WU Netzwerk zugreifen zu können.

Die Mitarbeiter/innen begannen sofort damit, die Funktionen zu nutzen und sich zu vernetzen. Bereits nach wenigen Tagen waren Videokonferenzen und Chats für die Zusammenarbeit an der WU verankert.

Im Laufe des Jahres wurde die Initiative „digital vernetzt“ ins Leben gerufen. Damit haben wir unsere Mitarbeiter/innen mit Informationen und Kursen beim Umstieg auf digitale und hybride Arbeits- und Besprechungsformate begleitet.

Homeoffice führt zu steigenden Informationssicherheitsrisiken. Wir haben technische Vorkehrungen getroffen, um die Sicherheit zu gewährleisten, und ein Schulungsangebot für WU Mitarbeiter/innen geschaffen.

Umstieg auf pandemiebedingtes Distanzstudium

Während die meisten WU Mitarbeiter/innen Mitte März ins Homeoffice wechselten, setzten die Studierenden das Studium zu Hause fort. Wir stellten alle Lehrveranstaltungen binnen kürzester Zeit auf Distanzbetrieb um. Dass uns das innerhalb von 24 Stunden gelang, ist auf den hervorragenden Support durch das Team von Distanzbetrieb Lehre zurückzuführen, in dem IT-Services, Digital Teaching Services und viele andere mitgearbeitet haben. In diesem Zusammenhang war selbstverständlich auch das Engagement der WU Community – der Lehrenden und Studierenden – essenziell.

Eine zentrale Rolle spielte die WU Lernplattform LEARN. Sie ist bereits seit vielen Jahren ein fixer Bestandteil der Lehre an der WU. Studierende können dort Lernmaterialien abrufen, den Lehrstoff mit interaktiven Übungen festigen und mit Kolleg/inn/en und Lehrenden in Kontakt treten. Lehrende können Vorträge streamen oder als Videos zur Verfügung stellen. Sogar Prüfungen können auf LEARN stattfinden. Mit dem Umstieg auf Distanzlehre hat sich die Nutzungsintensität vervielfacht. Im März 2019 betrug das Downloadvolumen rund 136 GB pro Tag, im März 2020 erreichte es an einzelnen Tagen bis zu 1.300 GB.

Für Videokonferenzen, Live-Lehrveranstaltungen und Onlineprüfungen nutzten wir Kommunikationsplattformen. Viele Ressourcen der WU Bibliothek wie Datenbanken, E-Books oder E-Journals waren bereits vor der Coronakrise online uneingeschränkt zugänglich. Für die Distanzlehre wurde der Digitalisierungsservice ausgebaut und ein Schwerpunkt auf persönliche Beratung gelegt.

Der Faktor Mensch

Maßgeblich beteiligt am reibungslosen Wechsel vom Präsenz- in den Distanzmodus waren neben der technischen Infrastruktur die Mitglieder der WU Community. Die Distanzlehre bedeutete für alle Beteiligten einen beträchtlichen Mehraufwand – nur durch das Engagement aller konnte der Studienbetrieb in seiner hohen Qualität und ohne Lücken aufrechterhalten werden.

Die Studierenden waren mit dem Onlineunterricht größtenteils zufrieden. Fast alle Lehrenden investierten mehr Zeit in das Erstellen von Lernmaterialien als im Präsenzbetrieb. Dieser Mehraufwand wurde von den Studierenden außerordentlich geschätzt. Am meisten freuten sie sich über neu entwickelte Elemente, die dazu beitrugen, dass das Studium in dieser speziellen Situation interessant und motivierend war.

Für die Studierenden waren vor allem das Selbststudium und der erhöhte Koordinationsaufwand in der virtuellen Zusammenarbeit Gründe für die größere Workload. Die zusätzliche Arbeit lohnte sich: Rund 3 Viertel der Lehrenden waren mit den Leistungen ihrer Studierenden sehr zufrieden.

Als besonders wesentlich empfanden beide Gruppen, eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit in dieser außergewöhnlichen Situation zu finden und die Kommunikation und Interaktion im Lehr-Lern-Setting aufrechtzuerhalten. Für die Lehrenden war es immens wichtig, von Anfang an präsent zu sein und den Studierenden zu signalisieren, dass sie die Situation im Griff haben. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Gelingen des Distanzlehrbetriebs bei Studierenden waren Motivation und aktive Beteiligung. Die größten Herausforderungen für beide Gruppen waren (und bleiben) der fehlende persönliche Kontakt und das Aufrechterhalten der Kommunikation.

Erfolgreich mit Onlineprüfungen

An der WU finden 3-mal pro Semester Großprüfungswochen statt. An manchen dieser Prüfungen nehmen mehr als 1.000 Studierende teil. Bereits im April standen wir vor der Entscheidung, die Prüfungen abzusagen oder ins Web zu verlegen. Es war uns wichtig, den Studierenden die Prüfungsantritte zu ermöglichen, damit sie im Studium weiterkommen. Wir überlegten daher, wie wir diese Prüfungen durchführen können.

Eine Großprüfungswoche ist schon in normalen Zeiten aufgrund der vielen Prüfungsantritte eine immense (logistische) Herausforderung. In Coronazeiten ist die Organisation und Abwicklung noch viel komplexer und aufwendiger. Innerhalb von nur 4 Wochen schufen mehr als 100 Personen, von Lehrenden über Programmierer/innen bis hin zu Studienberater/inne/n und Jurist/inn/en, die Grundlagen für die erfolgreiche Abwicklung von Onlinegroßprüfungen.

Ende April konnte die erste Großprüfungswoche im Internet stattfinden. Bei 38 Prüfungen gab es mehr als 12.300 Antritte, an den größten Prüfungen nahmen bis zu 900 Studierende gleichzeitig teil.